C.P.M. Project Management

Il C.P.M. Project Management nasce da anni di lavoro su competitor come SAP, Zucchetti ERP, ACS400 e Microsoft Dynamics, l'obbiettivo non è fare concorrenza a questi competitor ma avere un prodotto più snello e adattabile alle esigenze dei piccoli imprenditori, freelance e startupper.

L'obbiettivo principale è stato rendere semplice l'utilizzo del CPM per chiunque si approcci per la prima volta ad un gestionale di questo tipo.

Un costo importante che hanno le società che sviluppano sistemi CPM è la formazione e assistenza al cliente, per cui abbiamo pensato di dare una base utilizzabile a chiunque e di personalizzarla su richiesta del cliente al fine di adattarsi alle sue esigenze; mentre per l'assistenza di carattere generale vogliamo creare una Community su Telegram, dove oltre alla risoluzione dei problemi ci si possa confrontare e analizzare insieme soluzione di business e architettura del template.

La Struttura di C.P.M. Project Management è creata in questo format:

• Reparti
  • RICERCA E SVILUPPO: si occupa di migliorare Il software, collaborare con altre aziende per innovare idee e strategie,
  • COMMERCIALE: individua il soggetto e si occupa di convertirlo in cliente,
  • AMMINISTRAZIONE: dopo l’acquisizione del cliente, lo inserisce nel software di gestione e controllo e lo assegna all’operatore contabile/fiscale sviluppandone gli aspetti della richiesta del cliente,
  • OPERATIVO: gestisce il back-office del cliente, esegue le contabili e la gestione delle fatture.

Tutti i reparti hanno come asset e workflow i seguenti Template:

• Coordinamento
  E' il posto dove tutti possono essere aggiornati in tempo reale su tutto ciò che dovrà essere svolto in azienda e con quali cadenze/priorità.
  La facilità d’uso sta nel fatto che è possibile inserire qualsiasi tipo di “asset”nel tempo anche negli anni, e grazie alle “VISTE” è possibile consultarlo a seconda delle ns. esigenze oppure usando il calendario che si trova infondo alla pagina.
  Sarà possibile consultare dalla sezione “PROGETTI” gli andamenti di una trattativa importante o la gestione dei verbali di riunione.
  Inoltre all’interno di un progetto possiamo creare altri allert che ci permettano di avere tutto sotto controllo e di non perdere nessun appuntamento o a cadenza, a patto che sia registrato.
  Infine nella Home Page c’è la “To Do List Giornaliera” utile per gli appunti veloci e segnalazioni tra colleghi su un progetto dove non necessitò di crono-salvataggio.
  Insomma Coordinamento è un agenda 3.0
• Clienti CRM e Marketing
  Database Lineare in formato Tabella, seguendo la riga uno compila i campi richiesti a partire dalla prima linea libera oppure creane una nuova premendo in basso a sinistra sul simbolo + NEW.
  Oltre alle classiche colonne che vanno da Nome ad Ateco, troverai colonne speciali, di seguito riportate con la specifica di compilazione:
  • Stato Trattativa indica la trattativa di acquisizione del cliente in che stato si trova ovvero: Vinta (contratto siglato tra le parti), Persa (contratto non acquisito), In corso (presentazione avvenuta si è in fase di trattativa generale) e Da Iniziare (cliente di nostro interesse al quale presentarsi)
  • Progetto richiama con un click del mouse la scheda del/dei progetti di pertinenza di quel dato cliente
  • Pagamento in atto visualizza in automatico dopo aver compilato la TAB Progetto, le fatture a lui associate
  • Budget Contratto indica l’importo che abbiamo a disposizione per le attività del cliente, ed è reperibile nell’istruttoria del contratto.
  • Project Manager di fatto il responsabile che sta seguendo la trattativa ed il cliente, è selezionabile dall’elenco che in casella viene suggerito (se non dovesse esserci bisognerà aggiungerlo nel TEAM dalle impostazioni di invito di NOTION)
  • Commerciale è la persona che ci ha portato a conoscere il cliente.
• Progetti Clienti /Fornitori
  Questo è il cuore pulsante della società, in quanto è qui che sono presenti tutti i contratti e informazioni dei clienti; e qui che puoi trovare lo stato di ogni movimento in tre visualizzazioni:
  1- Board (Predefinita), in un solo colpo d’occhio ti permette di vedere tutto ciò di cui necessiti relativamente ad un dato cliente
  2- Timeline, ci aiuta a capire nell’arco temporale visualizzato quanti progetti abbiamo in essere ed i loro relativi andamenti
  3- Calendario, è sempre utile capire in quale data abbiamo qualcosa da fare.
  Le “BOARD” sono spostabili semplicemente tenendo premuto il tasto sinistro del mouse in maniera prolungata, e trascinandole nei TAB di lavorazione (Da Fare, In approvazione, In lavorazione e Completati)
  Per creare una nuova Board (che racchiude tutto il necessario sul cliente), basterà cliccare sull’ icona + NEW, in base al tipo di TAB che ci interessa.
  Compilazione della Board
• Fornitori
  Database Lineare in formato Tabella, seguendo la riga uno compila i campi richiesti a partire dalla prima linea libera oppure creane una nuova premendo in basso a sinistra sul simbolo + NEW.
  Oltre alle classiche colonne che vanno da Nome ad Ateco, troverai colonne speciali, di seguito riportate con la specifica di compilazione:
  • Stato Trattativa indica la trattativa di acquisizione del cliente in che stato si trova ovvero: Vinta (contratto siglato tra le parti), Persa (contratto non acquisito), In corso (presentazione avvenuta si è in fase di trattativa generale) e Da Iniziare (cliente di nostro interesse al quale presentarsi)
  • Progetto richiama con un click del mouse la scheda del/dei progetti di pertinenza di quel dato cliente
  • Pagamento in atto visualizza in automatico dopo aver compilato la TAB Progetto, le fatture a lui associate
  • Budget Contratto indica l’importo che abbiamo a disposizione per le attività del cliente, ed è reperibile nell’istruttoria del contratto.
  • Project Manager di fatto il responsabile che sta seguendo la trattativa ed il cliente, è selezionabile dall’elenco che in casella viene suggerito (se non dovesse esserci bisognerà aggiungerlo nel TEAM dalle impostazioni di invito di NOTION)
  • Commerciale è la persona che ci ha portato a conoscere il cliente.
• Contabilità
  Nella sezione dedicata alla contabilità, troviamo 4 macro categorie:
  • Conti: al suo interno, una volta inseriti i soli dati testuali e l’importo iniziale, andranno a finire automaticamente tutti i movimenti.
  • Movimenti: al suo interno inseriremo qualsiasi tipo di movimento economico come Stipendi, Incassi e spese varie. L’unica sezione che potremmo aggiornare a seconda delle necessità è “Categorie”.
  • Registro Fatture Clienti / Fornitori: al loro interno avremo la totale gestione delle fatture in ingresso ed uscita con alcune skill che ci permetteranno di monitorare la situazione dei pagamenti.
• “ALLERT” prima di compilare i format dei registi fatture gestiscilo nella sezione “Cloud/ Fatture In Cloud”, solo in seguito riporta i dati.
• Mezzi
  All’interno della “Tabella Mezzi” sono riportati tutti i veicoli in possesso/leasing/noleggio in uso per qualsiasi mansione. Essa è molto intuitiva basterà compilare i campi richiesti durante la prima registrazione e in seguito dovremo solo consultarla mensilmente per sapere cosa bisognerà fare al/per il mezzo (revisioni, pagamento nolo, etc)
• Magazzino
  Il Magazzino è composto da 4 sezioni:
  • ARTICOLI: qui è fondamentale compilare al primo acquisto del prodotto tutti i campi per avere il dettaglio delle specifiche dello stesso, come ad esempio il Fornitore o il costo di acquisto.
  • GIACENZE: questa è un estensione naturare di “Articoli”, ne diventa il cuore pulsante dal momento in cui inseriamo il primo quantitativo iniziale di un dato prodotto, facendoci saper mediante i movimenti delle Richieste di Acquisto o Storni (RDA/STR) la vera giacenza, indicandoci anche in quale scaffale e piano il prodotto è stipato.
  • RDA /STR: registrare una RDA o STR per i nostri collaboratori sarà semplicissimo, in quanto compilando i campi semi automatizzati delle tabelle le richieste saranno portate direttamente con notifica o e-mail al responsabile che avrà il compito di evaderla ed allegare il PDF di ORDINE per verifica di avvenuta presa di carico; a questo punto una volta spuntato “EVASO” il quantitativo sarà modificato anche in giacenze.
  • DDT: sono presenti i registri di ingresso ed uscita merce, per avere una tracci totale dei movimenti registrate in “ARTICOLI” non solo quello che sarà atto alla vendita ma anche quello che non lo è come ad esempio i Veicoli o i PC, cosi da poter tracciare i loro movimenti.
• Costruzione Lavorativa
  É il debug delle attività in lavorazione, organizzare il flusso di lavoro, su stime di guadagno e suddividendo le attività, avrai sempre sotto controllo i flussi di incasso. Lo step in più lo effettuerai registrando gli andamenti del team per ogni singolo operatore, questo ti aiuterà a capire se ci sono delle migliorie da apportare per migliorarti e/o individuare i punti forti del tuo team
  • Pianificazione Lavoro
    In Pianificazione Lavoro, dovremo compilare i campi di:
    • N°Piano di (Attività): Dai un acronimo breve e intuitivo alle lavorazioni del mese in corso.
    • Data : è la data in cui ha ricevuto la richiesta dal cliente per l’evasione dell’ordine
    • Responsabile: indica chi è il Coordinatore per quella data Attività
    • Team: creando dei Team avrai la macro gestione degli andamenti è sarà piu facile gestire la suddivisione delle richieste al fine di non ingolfare un dato gruppo di lavoro.
    • Consegne Richieste: Vedi Ordine (giornaliero, settimanale o mensile)
    • Consegne Effettuate: riporta in N°di attività eseguite
    • Importo Consegna: Inserendo l’importo a consegna ricavato dall’ordine potrai sempre sapere a quanto ammonta il guadagno stimato.
  • Andamenti Team
    In Andamento Team (questo database deve essere duplicato per quanti team esistano e seguito dal Responsabile Team).
    La compilazione è istantanea, occorrerà inserire il PDC, Autista,Responsabile, Consegne Richieste ed Effettuate e le Ore Impiegte;
    in automatico ti si aggiorneranno tutti i dati di cui necessiti per sapere se sei in obbiettivo consegna oppure bisognerà intervenire per integrare le richieste.
• HR
  • Squadra
    Il suo scopo è avere un rapido colpo d’occhio su quelle che sono le persone chiavi della società e i ruoli che ricoprono, questo aiuterà ad indirizzare le richieste o i feedback alle persone corrette evitando “giri di boa”.
  • Onboarding Dipendenti
    Premessa:
    Per iniziare una strategia di onboarding aziendale, segui questi 5 pratici consigli:
    • Fissa delle scadenze e organizza nel dettaglio ogni tua azione per coinvolgere il nuovo dipendente e spiegargli le strategie interne all’azienda.
    • Dai al nuovo assunto pieno accesso a tutte le informazioni importanti, senza perdere tempo prezioso. Parcheggi, benefit, servizi, orario della pausa: è fondamentale per la risorsa conoscere sin dal primo giorno lavorativo tutto quello che offre l’azienda e i suoi valori, per farlo salire a bordo nel migliore dei modi.
    • Non avere fretta, un onboarding aziendale di successo ha bisogno del tempo giusto perché sia un vero e proprio “avviamento graduale”. Ci vorranno mesi prima che la risorsa si senta davvero parte della tua società, quindi organizza un piano mensile sviluppato per fasi e obiettivi da raggiungere.
    • Coinvolgi colleghi e management nell’onboarding per creare un importante network tra tutte le persone che si troveranno a lavorare insieme ogni giorno.
    • Durante e alla fine del periodo di avviamento, misura i risultati per toccare con mano l’efficacia del tuo operato e migliorare le strategie future di inserimento del personale.
  • Elenco Dipendenti
    In questo database troverai tutti i dati dei tuoi dipendenti, gli unici aggiornamenti che dovrai segnare al suo interno, saranno quelli relativi alle modifiche contrattuali; nelle colonne ci sono dei “TAG” pre-impostati che dovrai solo modificare in base allo stato ed il periodo lavorativo del dipendente.
  • Ore Lavorate
    In Ore Lavorate vengono riportati i dati giornalieri di presenze di tutti coloro che lavorano direttamente o indirettamente indistintamente del grado che possiedono.
    I Campi compilabili sono:
    • ID Maker (Giorno Settimana+n°giorno+n°mese+n°anno=LUN010123)
    • Data (01/01/2030)
    • Status (Presente,Assente, Malattia, Etc)
    • Dipendente (segue automaticamente un Roll up)
    • Ora Ingresso /Uscita
    • Pausa Pranzo (se viene effettuata ed è massimo 1 ora)
    • Cat.Straordinario ( Se di tipo “Sabato / Domenica e Festivo” prendere in considerazione per il compenso la colonna “ORE TOTALI”, in quanto il pagamento è totale in regime di Straordinario.
    • N°Certificato(n°di certificato di malattia, matrimonio, etc)
    • Allegato (eventuali certificati allegati o accordi scritti)
  • Il report dovrà essere inoltrato allo studio paghe a fine mese per la stipula dei cedolini in formato PDF, cliccando sui “**… “**in alto a destra comparirà un elenco di opzioni, dobbiamo cliccare su Export e selezionare il formato PDF con i seguenti parametri:
    Include Content – Everything
    Page Format – A3 (questo renderà la stampa del pdf più omogenea al contrario dell’A4)
    Scale Percent –100
    Include subpages –OFF
    Create folders for subpage - ON
  • OKR
    Crea trasparenza in tutta l'azienda con questo dashboard OKR aziendale. Collega i singoli progetti e attività a obiettivi più ampi, assicurando che tutti possano vedere come aumentano gli sforzi propri e dei compagni di squadra.
    Aggiungi un nuovo risultato chiave e seleziona l'obiettivo corrispondente, oppure creane uno nuovo dalla stessa colonna. Quantifica i tuoi risultati aggiungendo un valore iniziale, corrente e target ed osserva come la barra di avanzamento continua!
    Per migliorare la messa a fuoco, limitare gli obiettivi a qualsiasi livello a un massimo di cinque e nessun obiettivo dovrebbe avere più di cinque risultati chiave.
• Rese
  Estrapola gli importi mensilmente dai movimenti in contabilità’ mediante l’indicazione che trovi nelle ultime due colonne “Totale Entrate/ Totale Uscite”, fai la stessa cosa per le “Ore Totali Lavorate” che prenderai da “HR/Ore Lavorate”; e in automatico sarà calcolato l’Utile e la Resa oraria.
• CloudInserisci spazi condivisi dove poter archiviare tutti i documenti, così da renderli disponibili istantaneamente a tutti i collaboratori (Google Cloud, One Drive, etc)Utilizza Format esterni per unificarli alla registrazione contabile o altro (es.:Fattureinclud.it)